L’europrogettazione può sembrare a molti qualcosa di vago e complesso. Una realtà troppo lontana dal nostro quotidiano perchè le due possano conciliarsi. Ed è proprio questa mancata comprensione dell’opportunità racchiusa nei fondi europei che impedisce a molte realtà di trasformare le proprie idee in progetti europei.
Quindi il primo passo per avvicinarsi all’ Europrogettazione consiste nell’adottare un punto di vista Europeo.
Ovvero comprendere che attraverso i suoi programmi l’Europa persegue i propri obiettivi strategici e solo abbracciando questi ultimi potremmo sperare di avere successo.
Inoltre i bandi europei non si rivolgono mai agli italiani, ai tedeschi, ai francesi … ma ai cittadini Europei. Quindi è importante comprendere che un bando europeo non può e non deve rivolgersi ad un’unica nazione, ma è sempre rivolto all’Unione nella sua interezza.
Capito questi due concetti possiamo cominciare!
Qui troverete le indicazioni essenziali per avvicinarvi all’europrogettazione, che vi permetteranno di comprendere quali strategie adottare e quali sono le accortezze di cui tenere conto.
1. Cercare la call
Sembra facile non è vero? Sfortunatamente al momento in Europa ci sono 30 programmi di finanziamento e centinaia di calls (bandi). Quindi la prima cosa da fare è capire quale di questi programmi si adatta alle vostre esigenze. Gli esempi più celebri sono certamente il programma Erasmus+ dedicato all’insegnamento, Europa Creativa rivolto ai settore culturale e creativo, il CERV (Citizens, Equality, Rights and Values) il programma dedicato alla promozione dei valori europei e alla difesa dei diritti umani, Horizon il programma per la ricerca e l’innovazione ecc.
Purtroppo L’UE non è ancora dotata di un sito unico dove trovare tutti i programmi di finanziamento, che tendono a essere sparsi qua e là tra vari siti. Database di ricerca come Europa Facile possono dare un mano ma in generale è sempre meglio andare alla fonte è usare la piattaforma Funding & Tender opportunities . Qui troverete tutte le informazioni aggiornate su programmi e call, con i loro rispettivi documenti. Malgrado il sito sia tutto tranne che intuitivo, rimane davvero l’unico luogo dove reperire informazioni sicure.
Ma non è finita qui! Una volta individuato il programma che ci interessa dobbiamo stare bene attenti a scegliere le opportunità giuste. Ovvero bisogna distinguere tra due tipologie di call: call for proposals and call for tenders. Semplificando le Call for proposals sono i bandi (ovvero quelli che ci interessano), mentre le Call for tenders sono delle gare di appalto a livello europeo, molto tecniche ed estramente complesse.
2. Leggere e comprendere i documenti
Lo so, lo so chi legge le istruzioni? Ma qui temo vi toccherà farlo e arrendervi alla montagna di pagine che vi attende. “Ma sono tantissimi!”. Lo sappiamo bene, ma ti pentirai di non averli letti quando il tuo progetto non otterrà il contributo per un errore formale.
Ogni programma ha le sue linee guida, i suoi obiettivi, il suo contesto ecc. Ecco quindi i documenti essenziali ai fini della presentazione di una candidatura.
- Il Work Program (WP), ovvero il il programma di lavoro. Un documento che con scadenza annuale, biennale, triennale ecc. (dipende dal programma) fornisce la lista dei bandi in uscita con le tempistiche specifiche e le modalità di partecipazione. In particolare all’interno di un WP troverete: la lista di azioni che si intende finanziare nel periodo di riferimento, il budget messo a disposizione per l’annualità, i criteri di ammissibilità e valutazione e la lista completa delle call che verranno pubblicate, con le principali informazioni riferite a ciascuna call (obiettivi, priorità, risultati attesi, soggetti ammissibili ecc.)
- Il Bando, ovvero il testo di riferimento vero e proprio delle singole call. Contiene le indicazioni definitive per la presentazione di un progetto (requisiti per la partecipazione, azioni finanziabili, criteri di valutazione, dotazione finanziaria, tempistiche e modalità di presentazione delle proposte, riferimenti per ottenere ulteriori informazioni). Ad esso si accompagnano:
-Le linee-guida che specificano con maggiore precisione le priorità e le tipologie di progetti finanziabili.
-Le guide per i proponenti che contengono informazioni di carattere pratico per la presentazione della proposta.
-Infine il Form ufficiale che è importante conoscere a menadito, Esso verrà poi compilato online una volta pronto il progetto. Solo attraverso una perfetta comprensione della sua struttura e delle domande che pone sarà possibile strutturare una proposta progettuale coerente e completa.
3. Capire gli obiettivi e le priorità dell'UE
Quando si prende in considerazione una call, non bisogna limitarsi ad osservare i suoi obiettivi specifici e le sue priorità particolari, bensì è necessario fare riferimento anche agli obiettivi e alle priorità del programma in cui la call è inserita, e più in generale dell’Unione Europea stessa.
Ricordiamoci che tutto si inserisce sotto la European Union 2030 Agenda on Sustainable Development, che a sua volta fa riferimento a The United Nations 2030 Agenda, dove sono indicati i 17 Sustainable Development Goals (SDGs) gli obiettivi di sviluppo sostenibile.
Quindi prima di avventurarsi nel mondo dei bandi europei è bene conoscere queste realtà.
4. I beneficiari
Come abbiamo detto i bandi europei si rivolgono a tutti i cittadini dell’Unione, ma quando si parla di europrogettazione è importante distinguere le tre categorie principali di beneficiario:
- I beneficiari, ovvero le organizzazioni e/o le persone che possono presentare una proposta progettuale e ricevere un contributo.
- I beneficiari Ultimi, ovvero le organizzazioni e/o le persone che beneficeranno del progetto in modo indiretto nel lungo periodo.
- I gruppi target, ovvero le organizzazioni e/o le persone direttamente coinvolti nella realizzazione delle attività.
5. Il valore aggiunto Europeo
Quando si presenta un progetto europeo non è sufficiente dar prova di essere in linea con le priorità e gli obiettivi strategici. Al contrario bisogna dimostrare il valore aggiunto della nostra idea , ovvero bisogna dimostrare che, in assenza del finanziamento erogato, l’attività non potrebbe essere realizzata oppure avrebbe un impatto decisamente minore. In particolare è importante dimostrare come il progetto non abbia una ricaduta su di un unico paese, ma bensì sia capace di generare valore anche in altri stati dell’unione e abbia un alto grado di scalabilità.
Questo aspetto è fondamentale ai fini dell’ottenimento del contributo. Dobbiamo essere consapevoli che un progetto europeo non può essere confinato nei parametri nazionali.
6. Il contesto
Immaginate di aver trovato un’idea eccezionale, magari a seguito dello studio di uno specifico progetto impreditoriale o scientifico, oppure in risposta ad una problematica specifica, o ancora per favorire gli scambi internazionali e stimolare la circolazione di competenze e buone pratiche.
Qualunque sia la risposta ciò che conta è che l’idea dovrà essere necessariamente contestualizzata, ovvero inserita in un quadro specifico dove sia possibile capire perchè essa è stata scelta e garantire uno sviluppo coerente e fluido del progetto stesso. Gi elementi sui cui sarà necessario soffermarsi sono:
- Il contesto stesso della vostra idea, ovvero di che settore stiamo parlando? Quali sono le sue carattersitiche? Chi vi opera? Che valore possiede e produce? ecc.
- Le motivazioni, ovvero perchè si è deciso di perseguire una determinata idea attraverso una serie di azioni. Generalmente si individua il problema o la necessità alla base della nostra idea, e se ne analizzano gli effetti negativi.
- L’impatto, ovvero la nostra capacità di generare conseguenze positive su i gruppi target e i destinatari, grazie al nostro intervento. Anche in questo caso il focus è sul processo: come dalla situazione iniziale, la mia idea sia in grado di generare un impatto positivo e dei risultati.
- La raccolta di precedenti, ovvero una panoramica su quanto già fatto in passato nel mio stesso ambito e quali effetti ha prodotto. In particolare è molto importante cercare eventuali progetti europei che propongono progetti e soluzioni simili alle mie (due strumenti essenziali per questa ricerca sono CORDIS e Erasmus+ Project results .)
7. Il quadro logico
Malgrado la prima tentazione sia quella di mettersi a scrivere papiri in merito alla nostra idea progettuale, questa tattica non è mai consigliabile, e men che meno nel caso di un progetto Europeo. Infatti essi tendono a essere per loro natura, e spesso per l’ampiezza del partenariato e delle attività, molto complessi e per svilupparli al meglio è necessario inquadrarli in un framework preciso: il quadro logico.
La realizzazione del quadro logico è la baseline da cui partire per la formulazione della proposta progettuale, e sintetizza schematicamente la struttura della nostra idea e il suo sviluppo. Esso è fondamentale sia per la composizione del progetto sia per il suo monitoraggio una volta che le attività hanno avuto inizio.
In generale il quadro logico si divide in due macrocategorie: la logica dell’intervento e gli indicatori. Vediamo cosa sono e come possiamo usarle.
La logica dell’intervento è banalmente l’insieme di obiettivi, risultati, attività che il progetto prevede:
- L’analisi del bisogno, o Need analysis. Ovvero mi devo domandare che cosa mi spinge a realizzare il progetto, quali sono le dinamiche su cui voglio intervenire (il problema che voglio risolvere, il bisogno che voglio colmare).
- L’obiettivo generale, ovvero il contributo generale a cui il progetto è chiamato a rispondere. Generalmente non si discosta molto dagli obiettivi della call.
- L’obiettivo specifico, ovvero l’effettivo esito derivante dalla realizzazione del progetto, e quindi generato direttamente dalle attività progettuali
- Le attività progettuali, ovvero le azioni concrete che voglio implementare grazie al mio progetto.
- I rìisultati attesi, ovvero ciò che il progetto produce concretamente, i cossidetti output.
Suggerimento: è sempre una buona pratica identificare un filo logico tra questi elementi, ovvero tra bisogno, obiettivo generale, obiettivo specifico, attività e infine risultati attesi, così da avere chiaro in mente il processo logico che ha dato vita al nostro progetto. Ma per misurare efficacemente la fattibilità e per monitorare progressivamente il progetto durante la sua realizzazione avremo bisogno degli indicatori.
Gli indicatori sono coloro che ci danno la misura del raggiungimento di un obiettivo o di un risultato. Essi devono essere misurabili e si dividono generalmente in quantitativi e qualitativi. Ma come si crea un indicatore? Banalmente ponendosi delle domande. Proviamo a fare un esempio: Il mio obiettivo è aumentare il numero di bambini che legge in una data scuola, la mia attività sarà un laboratorio sulla lettura con le classi. Per verificare che effettivamente il mio progetto ha portato al risultato voluto userò come indicatore il numero di libri letti da ciascun bambino nel corso dell’anno. Se paragono questo dato a quello dell’anno precedentemente avrò un’idea chiara del grado di successo o insuccesso del mio progetto. Per questo è fondamentale raccogliere dati all’inizio del progetto, così da poter fare un’analisi comparativa con i dati finali.
Per misurare un indicatore e valutarne il risultato mi avvalgo di strumenti specifici che sono essenziali al buon funzionamento dell’indicatore stesso:
- Lo strumento, ovvero la modalità con cui andrò a misurare il mio indicatore. Nel caso dei bambini e della lettura sarà sufficiente un questionario a voce.
- La condizione, ovvero ciò che deve verificarsi perchè io possa considerare ottenuto il risultato. Nel nostro caso la condizione potrebbe essere che almeno il 70% dei bambini abbia letto due libri in più dell’anno precedente.
Insomma il quadro logico è abbastanza complicato, ma una volta fatto vi accorgerete che il vostro progetto è tutto lì e che a voi non resta che scriverlo.
8. Il partenariato
La gran parte dei bandi Europei prevede un partenariato. Sembra un aspetto facile, ma è probabilmente la parte più complessa della progettazione europea. Trovare partner compatibili con le nostre idee e metodologie non è facile e spesso si rischia di costruire collaborazioni deboli e mal assortite.
La soluzione migliore è sempre quella di utilizzare la propria rete di contatti internazionali e fare affidamento su organizzazioni e persone con cui abbiamo già intrecciato dei rapporti, o ancora usare la nostra rete di conoscenze per individuare possibili partner tra i loro contatti.
Se questo non fosse possibile, per esempio a causa della mancanza di un network internazionale, la soluzione alternativa sarebbe quella di aggregarsi a qualche realtà italiana per i primi tempi e seguirli come partner di progetto così da farsi una nomea e ottenere i contatti.
In mancanza di queste soluzioni è possibile cercare i partners attraverso i social network e in particolare LinkedIn, i quali sono molto gettonati e dove è possibile trovare numerosi Working Group che hanno come unico scopo quello di costruire partenariati. Esistono anche portali “orizzontali”, dove è possibile registrare la propria organizzazione e trovare contatti utili, uno dei più conosciuti è certamente Up2Europe.
9. La lingua
L’inglese … non c’è scappatoia. Anche nei casi in cui l’agenzia di valutazione sia in Italia ed esista la possibilità, scrivere in Italiano è altamente sconsigliato. In primis perchè il progetto lo devono leggere anche i partner; si potrebbe pensare che una soluzione sia scrivere due proposte parallele (una ufficiale in italiano e l’altra in inglese) ma è solamente uno spreco di tempo. Qundi è meglio rassegnarsi all’inglese e tanti saluti.
Inoltre è assolutamente sconsigliato scrivere in italiano e poi tradurre: una fatica inutile con risultati terrificanti.
La soluzione è allenarsi e prendere la mano, ben consapevoli che nessuno pretende un livello impeccabile di inglese e che l’importante è essere chiari e concisi. Ovviamente per fare questo è necessario avere una conoscenza pregressa della lingua molto buona.
9. La Cultura Progettuale
Non ci stancheremo mai di dirlo, ma ciò che veramente conta è la preparazione. Arrivare all’ultimo minuto con un progetto messo in piedi in due settimane non è il modo migliore per affrontare l’europrogettazione. Essere pronti in anticipo con un piano strategico efficace e idee progettuali basate su esigenze reali, supportate da esperienze di progettazione partecipata … ecco il segreto del successo. Il progetto non può e non deve essere unicamente funzionale all’ottenimento del contributo, ma bensì il risultato di un lungo lavoro di osservazione e analisi. Ma dell’importanza della cultura progettuale e perchè essa sia fondamentale nell’europrogettazione parliamo più approfonditamente qui.
Insomma ci vuole sicuramente metodo e abilità per preparare un progetto europeo vincente, ma con calma e dedizione è possibile acquisire questa competenza.
Se invece non ve la sentite di affrontare questo percorso da soli noi siamo qui per voi! Per gestire tutti questi aspetti tecnici che possono rendere poco appetibile l’idea di candidarsi ad un bando europeo, ma che diverrebbero per voi ininfluenti grazie all’intervento di un progettista professionista.
Se siete curiosi e volete saperne di più non esitate a contattarci!
