Vi sveliamo gli 8 segreti del Project Manager

Il project management di un progetto è un compito complesso che troppo spesso viene, o sottovalutato o affrontato con eccessiva rigidità. Oggi vi raccontiamo i nostri 8 segreti per un management di successo.
Poject management

Ma prima di cominciare facciamo un passo indietro e chiariamoci le idee su chi è il project manager.

Il project manager è il responsabile di progetto: il suo compito è quello di guidare il team di progetto verso l’obiettivo, assicurandosi che tutte le parti coinvolte nel progetto siano sufficientemente rappresentate (gli investitori, gli stakeholder, il team di progetto, i beneficiari ecc.), e che il tutto avvenga nel rispetto dei costi, delle tempistiche e delle premesse preventivate.

Il Project Manager in ambito culturale o sociale è una figura piuttosto nuova; come si conviene a questo ruolo possiede competenze trasversali: oltre alla conoscenza specifica dei contenuti del progetto e una formazione tecnica, si aggiunge l’importanza delle capacità relazionali, della creatività e dell’inventiva.

Il project manager è una figura essenziale nel panorama di attori coinvolti nella realizzazione di un progetto: è colui che tiene i cosiddetti fili e si assicura che i risultati vengano raggiunti con successo, inoltre è il punto di riferimento di tutti gli altri soggetti coinvolti e l’unico che ha una visione comprensiva dell’intero lavoro.

Ma quali sono i segreti per essere un buon project manager?

1) Adatta le aspettative e le richieste alle caratteristiche dei singoli professionisti con cui si sta lavorando.

Il project manager si trova a lavorare con professionalità e figure diverse a seconda del progetto a cui sta lavorando, ed è importante sapere che lo stesso approccio e le medesime richieste produrranno effetti molto diversi sugli uni e sugli altri. Saper moderare e contestualizzare le proprie aspettative ci permette di evitare spiacevoli situazioni e inutili conflitti, che non farebbero altro che rallentare i lavori.

2) Preferisci i calendari condivisi ai Gantt. (in certi casi)

Non fraintendetemi il Gantt è uno strumento essenziale per la gestione delle fasi di progetto e delle persone coinvolte, ma non si tratta certamente di uno strumento accessibile a chiunque. Un diagramma di Gantt può spesso apparire troppo complesso e mettere in difficoltà i professionisti con cui stiamo lavorando. Al contrario un calendario condiviso è un tool facilmente codificabile da chiunque che offre a tutti una visione chiara del progetto e del suo sviluppo. Si consiglia di dotarsi si strumenti che integrino entrambe le funzioni, in modo da non dover fare un doppio lavoro.

3) Quando fissi una scadenza considera sempre due o tre giorni di ritardo

Fidarsi è bene, non fidarsi è meglio. Nel delicato equilibrio di un progetto, una scadenza non può in alcun modo mettere in crisi l’intero sistema e siccome, i ritardi sono inevitabili, il buon PM li mette in conto e gioca d’anticipo.

4) Fai una gerarchia degli obiettivi di progetto.

In un mondo ideale la realizzazione concreta di un progetto segue nei minimi dettaglia la sua pianificazione; ma la realtà è molto diversa. Modifica delle condizioni di partenza, fattori esterni, criticità all’interno del team di lavoro, subentro di nuove figure, scarso riscontro da parte del target, mancato raggiungimento dei risultati … sono solo alcuni tra i numerosissimi elementi che possono mettere in crisi un progetto. In questi casi è sempre bene avere una strategia di gestione del rischio, che ci permetta di limitare i danni. Ma l’eventualità di dover ridimensionare le aspettative di partenza si trasforma spesso in una realtà: per questo creare una gerarchia degli obiettivi di progetto è fondamentale, in quanto ci permette di selezionare con relativa facilità quale obiettivo abbandonare e a quali invece dedicarsi con più energia.

5) No alle riunioni interminabili

Le riunioni, si sa, sono l’incubo dei project manager e dei team di progetto: interminabili e spesso inutili, sono un metodo decisamente agé di gestione di un progetto. Gran parte delle noiose riunioni da un’ora e passa possono tranquillamente essere sostituite attraverso l’utilizzo di strumenti di supporto al project manager. Vi facciamo qualche esempio:

Utilizza dei modelli di project management per aggiornare il team sullo sviluppo dell’idea (es. project plan, brainstorming report, retrospettiva ecc.)

Usa i Task report per consegnare e aggiornare i task con il team.

Condividi una roadmap di progetto per mostrare lo stato di avanzamento

6) Stabilisci dei punti di riferimento per la comunicazione (e metti dei paletti)

La comunicazione tra il team di progetto e il PM è un elemento fondamentale per la buona riuscita di un progetto. Ma se la comunicazione è casuale si rischia il caos, ed eventualmente l’esaurimento nervoso dello stesso Project Manager. Se per ogni piccola difficoltà è sufficiente alzare il telefono e fare uno squillo al PM si rischia che le ore di lavoro vengano saturate dalla risoluzione di piccole difficoltà. Al contrario, fornire un indirizzo chiaro sugli strumenti da utilizzare in base alle esigenze, ci garantisce un flusso di lavoro tranquillo. Una chat room potrebbe essere un esempio, ma non è il solo, ad oggi il web ci offre un’infinità di strumenti per la comunicazione online. Sfruttiamoli!

7) Il tuo talento consiste nel far emergere i talenti altrui

Un buon Project Manager non cerca le luci della ribalta, il suo ruolo è più defilato, nelle retrovie. Il suo compito è far emergere il meglio dalle risorse che ha disposizione, ottimizzando i tempi e i costi; per fare questo deve mettersi in secondo piano e lasciare che altri usino il suo lavoro come strumento per valorizzare il proprio. Se soffrite di egocentrismo questo non è il lavoro per voi.

8) Non innamorarti di un’idea (ti spezzerà il cuore)

Soprattutto nelle prime fasi di un progetto è facile finire con l’innamorarsi perdutamente di un’idea o di una proposta, che poi, magari, finirà col venire brutalmente scartata nelle fasi successive, mentre il team procede con i lavori di progettazione. Può sembrarci che l’idea sia assolutamente vincente, e che quindi sia uno spreco abbandonarla in favore di altro. In questi casi dobbiamo ricordare che non è compito del PM creare i contenuti di un progetto, e che al contrario, un’eccessiva interferenza può portare ad uno squilibrio tra gli attori in campo. Insomma, tutti i poteri al PM non è mai una buona cosa, soprattutto perché restituisce una visione parziale e soggettiva del “gioco”. Se l’idea viene scartata ce ne faremo una ragione.

Ecco i nostri segreti per un project management di successo … quali sono i vostri?

Rebecca

 

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